Les GT en cours !

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Préambule

La volonté de mettre en place des groupes de travail au Bastion répond à un triple objectif :

• Faire avancer le projet associatif sur des sujets de fond
• Permettre l’échange d’informations et de points de vue entre le CA, les salarié·es, et les adhérent·es
• Encourager l’implication des adhérent.es dans l’association.

Les groupes de travail sont donc des espaces d’échanges et de réflexion. Ils ont vocation à nourrir le débat d’idées et contribuer à la dynamique de l’association dans un esprit constructif et bienveillant.

Les groupes de travail sont force de proposition mais ne sont pas décisionnaires. La décision de donner suite aux propositions issues des travaux d’un GT revient à l’équipe de direction qui peut renvoyer au CA si elle ne s’estime pas compétente ou si elle ne parvient pas à trancher. Pour les mêmes raisons, le CA peut renvoyer à l’AG.

La création d’un groupe de travail (GT)

Tout·e adhérent·e peut soumettre un sujet qui selon lui·elle, pourrait faire l’objet d’une réflexion au sein d’un groupe de travail.

La volonté de créer un GT doit être transmise soit via la boîte à idées présente à l’accueil, soit en adressant un mail à : groupedetravail@lebastion.org

Cette adresse est consultée par un.e membre du CA référent·e des groupes de travail qui synthétise les propositions en vue de la création d’un GT.

Le·a référent·e CA prend alors contact avec l’équipe et le CA afin que soit désigné un membre de l’équipe et du CA au sein des futures GT. Ces derniers fixent une première réunion de cadrage au Bastion. Celle-ci permet d’officialiser la création du GT si les conditions sont réunies.

L’information de la création du GT est alors transmise aux adherent·es via la Newsletter afin que ceux et celles qui souhaitent s’y investir puisse se manifester auprès du·de la référent·e CA.

Il·elle est également chargé.e de suivre l’avancement des travaux des GT et d’en informer le CA et l’équipe, notamment par transmission des comptes rendus des réunions des GT.

Organisation et fonctionnement des GT

• Un groupe de travail par idée/sujet
• Un groupe de travail est nécessairement coordonné par un binôme deréférent·es, composés de la personne à l’origine de la création du groupe de travail et d’un autre membre du GT (adhérent·es, salarié·es ou membre du CA)
• Présence requise d’un membre du CA et d’un·e salarié·e dans chaque groupe, garants de la connaissance du projet associatif
• Les référent·es décident de l’organisation concrète des GT, et notamment le lieu et la fréquence des réunions (naturellement le Bastion s’engage à mettre un espace à disposition). L’ordre du jour des réunions est fixé par les référent·es et communiqué à l’avance au GT
• Il est possible que les référent·es changent au cours de la vie d’un groupe mais le but est tout de même de garantir une stabilité (donc changements modérés)
• À chaque séance, le GT désignera parmi les membres présent·es un·e modérateur·rice dont le rôle sera de distribuer la parole et un·e secrétaire qui rédigera le compte rendu de la séance
• Le compte-rendu est obligatoire à chaque séance afin de permettre aux membres absent·es de suivre l’avancement des travaux mais également pour permettre de savoir ce qui a été discuté. Il mentionne la date et l’horaire de la prochaine séance de travail du GT. Le compte rendu est transmis dans un délai raisonnable à l’ensemble du GT ainsi qu’au· à la référent·e du CA
• À chaque début de réunion, l’un des deux référent·es rappelle succinctement les règles de fonctionnement du GT (objectifs, répartition des rôles de modérateur·rice et secrétaire et obligation de CR)

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Remarques complémentaires

• Le nombre de GT actif simultanément est limité à 3 (mis à part le GT « 40 ans » qui restera actif jusqu’à l’évènement en 2024)
• La parité au sein des GT est souhaitée
• La durée des séances est limitée à 1h30 afin de ne pas rendre l’implication dans les GT trop contraignante et éviter les échanges éloignés du sujet
• Le nombre de participant·es n’est pas limité (hors souhait des référent·es), mais un minimum de 4 personnes dont 2 adhérent·es utilisateur·rices est requis

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Communication et transparence des GT

• Création d’un espace « Groupes de travail » sur le site internet du Bastion avec d’un côté les archives où l’on pourra trouver une synthèse des travaux terminés mais également les groupes de travail en cours avec leurs objets ainsi que les noms et contacts des référent·es
• Le compte-rendu des séances est transmis uniquement aux membres du groupe concerné ainsi qu’au·à la référent·e CA
• La création d’un groupe donne nécessairement lieu à une information auxadhérent·es via la newsletter (avec l’objet du groupe et les noms des référent·es)

Clôture d’un GT

Un groupe de travail prend fin sur décision des référent·es (en accord avec les membres du GT) soit parce que les travaux ont abouti (proposition adoptée), soit parce qu’il est inactif faute de personnes mobilisées, soit parce que les propositions formulées n’ont finalement pas été retenues par l’équipe de direction / CA / AG.

Pour télécharger en version PDF la charte des GT, c’est par ici.